Nat Greene คนเขียนหนังสือ Stop Guessing ได้แนะนำวิธีที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาที่ยากๆ ได้ เริ่มต้นจากการหยุดเดา แล้วค้นหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น ยอมรับว่าเราไม่รู้ ทำความเข้าใจและบอกได้ว่าปัญหาคืออะไร แล้วใช้วิธีการแก้ปัญหาที่อ้างอิงหลักวิทยาศาสตร์ ไม่มองข้ามวิธีง่ายๆ ที่จะช่วยแก้ปัญหาได้ ไม่เชื่อเพียงเพราะมีผู้เชี่ยวชาญแนะนำ แต่ให้ตัดสินใจโดยการวิเคราะห์จากข้อมูลที่ครบถ้วน

สรุปข้อคิดดีๆ

1. ปัญหาหลายๆ อย่าง เราจะต้องคิดให้ดีก่อนที่จะแก้ปัญหา ต้องมีกลยุทธ์การแก้ไข

2. กลยุทธ์การแก้ไขดีกว่าการเดาและการจับกลุ่มคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น (Brainstorming)

3. การยอมรับว่ามีสิ่งที่เราไม่รู้ จะช่วยให้เราวิเคราะห์ข้อมูลและสถานการณ์ แทนการเดาและลองใช้วิธีที่อาจจะได้ผลในการแก้ไขปัญหา

4. การทำความเข้าใจปัญหา อย่ากำหนดปัญหากว้างเกินไป แต่ให้ระบุปัญหาลงรายละเอียดเฉพาะ

5. การเรียนรู้พื้นฐานของระบบให้เพียงพอสำหรับการนำไปใช้แก้ปัญหา ไม่ลงลึกมากไปหรือรู้ผิวเผินจนเกินไป

6. ผู้เชี่ยวชาญสามารถให้คำแนะนำและตอบคำถามเกี่ยวกับรายละเอียดที่ลึกมากๆ ได้ แต่ผู้เชี่ยวชาญก็มีข้อจำกัด และไม่ควรขอให้ผู้เชี่ยวชาญหาวิธีแก้ปัญหาให้เรา

7. ไม่มองข้ามวิธีแก้ปัญหาแบบง่ายๆ

8. ตัดสินใจโดยใช้การวิเคราะห์จากข้อมูลที่ผ่านการรับรองแล้ว

กระบวนการแก้ปัญหา

ไม่มีใครไม่มีปัญหา การแก้ปัญหาจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้เรา เวลาที่เราแก้ปัญหาได้ เราก็จะมีความสุข แต่หลายๆ ครั้งที่เราแก้ปัญหาจากการเดา แล้วลองใช้วิธีที่เราคิดว่าน่าจะช่วยแก้ได้ หลายครั้งที่เราต้องเสียเวลา และจมอยู่กับประสบการณ์หรือความรู้เดิมๆ ไม่ยอมเรียนรู้สิ่งใหม่และไม่ยอมให้ใครช่วย

สิ่งที่มันทำให้เกิดความยุ่งยากในการแก้ไขปัญหา คือการที่เราเดา

หยุดเดา

เวลาที่เราไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น สัญชาตญาณจะบอกให้เราเดาก่อน บรรพบุรุษเราต้องเดา ต้องรีบตัดสินใจเพราะมีเวลาไม่มาก ชีวิตตกอยู่ในความเสี่ยงตลอด ไม่มีเวลาให้คิดวิเคราะห์สถานการณ์ แต่การเดาจากสัญชาตญาณไม่สามารถนำมาใช้แก้ไขปัญหาในปัจจุบันได้

การเดาอาจจะได้ผลถ้าปัญหานั้นมีทางแก้ที่เป็นไปได้อยู่ 2-3 ทาง ที่เราพอรู้สาเหตุของปัญหานั้น หรือปัญหาง่ายๆ ที่เราสามารถเดาสาเหตุจากรูปแบบของปัญหาที่เกิดขึ้นได้เลย

แต่ถ้าปัญหานั้นมีความซับซ้อนสูง ซึ่งอาจจะเกิดจากหลายสาเหตุ ปัญหาแบบนี้เราจะไม่สามารถเดาได้เลย เราไม่มีเวลามากพอ และเราไม่สามารถที่จะสุ่มลองวิธีแก้ปัญหาทีละอย่างได้ แต่จะต้องใช้วิธีแก้ปัญหาโดยมีแบบแผน

ค้นหาต้นตอของปัญหา

วิเคราะห์ปัญหา ค้นหาสาเหตุโดยใช้สัญชาตญาณ จดบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง วาดรูปและใช้สัญลักษณ์เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน จับมือกับคนที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนั้น เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่เราไม่รู้มาก่อน

คนที่เป็นนักแก้ปัญหามักจะมีวิธีที่จะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการแก้ปัญหา ก่อนจะลงมือรวมรวมข้อมูลที่ต้องการ ให้ทำความเข้าใจปัญหาให้ดีๆ เพราะบางปัญหาเราอาจจะต้องใช้ข้อมูลที่มากกว่าปัญหาทั่วๆ ไป

ยอมรับว่าเราไม่รู้

การยอมรับว่าเราไม่รู้จะเปิดทางให้เราได้เรียนรู้ การทิ้งความรู้หรือความเชื่อเดิมๆ จะทำให้เราได้รับข้อมูลที่ไม่เคยรู้มาก่อน พื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการแก้ไขปัญหา

บางครั้งมันเป็นเรื่องยาก ที่จะยอมรับว่าเราไม่รู้ แต่มันก็จำเป็นที่จะต้องทำ ปัญหาบางอย่างเราไม่สามารถที่จะแก้มันได้ด้วยความรู้อันน้อยนิดที่เราคิดว่ารู้ดีแล้ว แต่มันต้องอาศัยการเปิดกว้าง และเรียนรู้วิธีใหม่ๆ ที่จะนำมาใช้แก้ปัญหา

การแก้ไขปัญหาโดยการเชื่อฟังตามคำแนะนำของคนที่มีประสบการณ์ หรือคนที่มีอายุงานมากกว่า บางครั้งก็เป็นการปิดกั้นโอกาสที่เราจะแก้ไขปัญหาที่ยากๆ บางคนไม่กล้า หรืออายที่จะถาม เพราะกลัวว่าคนจะมองว่าเราไม่รู้ นักแก้ปัญหาจะไม่กลัวความไม่รู้ เพราะเข้าใจว่าไม่มีใครที่จะรู้ทุกอย่าง

เข้าใจปัญหา

สังเกตและรวมรวมข้อมูลจากนั้นกำหนดปัญหาที่เราจะแก้ ถ้าเราระบุปัญหาไม่ตรงจุดหรือกว้างเกินไป ก็จะทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ ทำให้เสียเวลาเสียโอกาส

เราสามารถระบุปัญหาที่ชัดเจนได้ด้วยการวัดผลข้อมูลที่เกิดขึ้น เช่น จำนวนพนักงานลาออกและการรับพนักงานใหม่ของแต่ละแผนก

การระบุปัญหาที่ชัดเจนและตรงจุด เช่น แทนที่จะบอกว่าเราจะแก้ไขปัญหาเรื่องกำลังคน ก็เปลี่ยนเป็น แก้ไขปัญหา Turnover สูง ของพนักงานฝ่ายไอที

การวัดผลข้อมูลจะช่วยให้เราเข้าใจปัญหาได้ดี และทำให้เราแก้ไขปัญหาได้ตรงจุด

เรียนรู้พื้นฐาน

ปัญหาหลายๆ อย่างเราจะต้องรู้พื้นฐานของระบบอย่างดี แต่การรู้ลึกมากจนเกินไปก็เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น เราคงไม่มีทางที่จะรู้ทุกอย่างในระบบได้ในเวลาที่จำกัด

เวลาที่ปัญหาเกิดขึ้น ทางเลือกที่เรามีคือ ใช้ความรู้ที่เรามีเข้าจัดการ เรียกใช้ผู้เชี่ยวชาญ และเรียนรู้ระบบให้ลึกมากขึ้น การเรียนรู้ระบบที่ซับซ้อนบางครั้งก็เป็นเรื่องที่ยุ่งยากและปวดหัว ดังนั้นเราจึงควรเรียนรู้ในระดับที่เหมาะสมและขอคำแนะนำเพิ่มเติมจากผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้เพียงพอต่อการแก้ไขปัญหา

อย่าอาศัยแต่ผู้เชี่ยวชาญ

ปัญหาหลายอย่างที่เราไม่รู้ที่มาที่ไป ไม่รู้จะแก้มันยังไง ดังนั้นเรามักจะเรียกหาผู้เชี่ยวชาญเสมอ แต่คนเหล่านี้อาจจะช่วยอะไรเราไม่ได้ บางครั้งผู้เชี่ยวชาญมักจะรู้มากไปจนเส้นผมบังภูเขา หรือทำให้คิดไอเดียใหม่ๆ ไม่ได้

เราควรจะใช้ประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้เค้าอธิบายรายละเอียดในเชิงลึก แต่ไม่ควรให้เค้าช่วยหาคำตอบ หรือให้ตัดสินใจแทนเรา

ผู้เชี่ยวชาญมักจะมีวิธี มีประสบการณ์และความสามารถในการแก้ไขปัญหาที่แตกต่างกัน ประสบการณ์บางอย่างอาจจะไม่ได้ช่วยให้เราแก้ไขปัญหาได้ ถ้าเราเห็นว่าผู้เชี่ยวชาญด่วนสรุปเร็วไป เราควรจะช่วยและขอให้ชี้แจง ให้มีแบบแผนชัดเจนและเข้าใจมากขึ้น ถ้าเราเห็นว่าข้อมูลมันไม่มีมากพอที่จะสรุป ก็ควรที่จะรอและหาข้อมูลเพิ่มเติม

อย่ามองข้ามวิธีง่ายๆ ที่จะใช้แก้ปัญหา

การจะหาวิธีง่ายๆ ที่จะใช้แก้ปัญหาในระบบที่ซับซ้อน เราจะต้องรู้ชัดเจนว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหา การจะมั่นใจได้ว่าเราเข้าใจเราควรจะอธิบายให้คนอื่นฟังและเข้าใจได้ง่ายๆ เราควรจะยกตัวอย่างได้ว่าปัญหามันเกิดจากอะไรและจะแก้ไขยังไง

บางคนไม่ชินกับการแก้ปัญหา คนที่ไม่เข้าใจระบบมักจะมองว่าปัญหาของระบบที่ซับซ้อนมันจะต้องใช้วิธีการแก้ที่ลึกซึ้ง คนเหล่านี้มักจะมองข้ามวิธีง่ายๆ ที่เราสามารถนำมาใช้แก้ไขปัญหาได้

ใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ

หลายครั้งที่เวลาแก้ปัญหาเราจะเรียกประชุม จับกลุ่มคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน และสุดท้ายลงเอยด้วยปัญญาของคนหมู่มาก การนำความเห็นของแต่ละคนมาใช้ตัดสินใจมันจะได้ผลดีก็ต่อเมื่อเราพยายามที่จะทำให้ต่างฝ่ายเกิดความพึงพอใจมากที่สุด

แต่วิธีนี้จะไม่ได้ผลถ้ามันเป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับความเป็นความตายของใครบางคน สถานการณ์ที่เราจะต้องอาศัยข้อมูลที่มากพอก่อนที่จะตัดสินใจ ข้อมูลที่มันถูกต้องและมั่นใจได้ว่าไม่ถูกเบี่ยงเบน

อย่าให้ความคิดเห็นส่วนบุคคลมาทำให้มีผลต่อการตัดสินใจ แต่ควรจะใช้ข้อมูลที่จะทำให้เรามั่นใจได้ว่าการตัดสินใจมันถูกต้อง สงสัยและถามที่มาของข้อมูลทุกครั้ง

แก้ปัญหาตรงจุด

ปัญหาบางอย่างเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ การตรวจสอบเพื่อมองหาความเป็นไปได้ของสาเหตุทั้งหมด บางครั้งอาจจะทำให้ใช้เวลามากเกินไป มันอาจจะเหมาะสำหรับการระดมความคิดเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ แต่มันไม่เหมาะสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน

นักแก้ปัญหามักจะมีวิธีที่ใช้กำจัดสาเหตุที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากในการตรวจสอบ

สรุป

หนังสือ Stop Guessing เป็นหนังสือที่ช่วยเปิดทางให้เราเข้าใจแนวคิด ทำให้เราเปลี่ยนวิธีคิดในการแก้ไขปัญหา ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาเดาแล้วลองใช้วิธีที่เราคิดว่าน่าจะใช้แก้ไขปัญหาได้ แต่ใช้ข้อมูลเข้าช่วยในการตัดสินใจ

ที่มา : nicetofit.com