พวกเราต้องเจอกับ Presentation มาตั้งแต่เด็กจนโต ไม่ว่าจะเป็น PowerPoint หรือ Keynote ก็ตาม หลายครั้งที่เราพยายามตั้งใจดูสไลด์พร้อมกับฟังคำอธิบายในการประชุมอย่างจดจ่อ กลายเป็นว่าสมองยิ่งสับสน ไม่สามารถจดจำเนื้อหาอะไรได้เลยแม้แต่ท่อนเดียว

ถ้าคุณเป็นแบบนี้บ่อย ๆ อย่าพึ่งโทษตัวเอง หรือโทษลูกน้องของคุณ เพราะวิทยาศาสตร์ได้อธิบายเหตุการณ์นี้เอาไว้ว่า สาเหตุนั้นมาจากวิธีทำ Presentation เอง การทำสไลด์ที่น่าเบื่อ มีตัวหนังสือพรืดเต็มหน้าจอ พร้อมกับการพูดอธิบายข้อมูลที่ซับซ้อน ทำให้สมองของคนฟังต้องทำงานตีความหมายจากสอง inputs ไปพร้อม ๆ กันแบบ Multitasking มากเกินไปโดยไม่รู้ตัว

Presentation ที่ดี ไม่ควรมีความซับซ้อน

หากใครเคยเห็น Presentation ที่เต็มไปด้วยข้อความหรือ Bullet ยิบย่อยมากมาย และคน Present ก็พูดอธิบายข้อความเนื้อหาจำนวนมากไปพร้อม ๆ กัน แทนที่จะช่วยย้ำหรืออธิบายข้อมูลให้เข้าใจง่าย กลับกลายเป็นการเพิ่มโหลดให้สมองส่วนจดจำข้อมูล

เพราะในขณะที่ตาเราจ้องอ่านข้อความบนสไลด์เพื่อตีความหมาย หูของเราก็ฟังคำอธิบายที่แตกต่างจากบนสไลด์เพื่อตีความหมายไปพร้อม ๆ กัน เมื่อหูและตาเจอกับข้อความที่แตกต่างกัน รวมถึงการเสียสมาธิเพราะต้องสลับโฟกัสระหว่างคำพูดและข้อความบนสไลด์ ทำให้เกิดการส่งข้อมูลที่ซับซ้อนไปสู่สมองจากคนละประสาทสัมผัส ผลคือสมองของเราจะเหนื่อยล้า สมาธิหลุด ส่งผลให้เรารู้สึกเบื่อการประชุม และลืมข้อมูลไปจากความทรงจำอย่างรวดเร็ว

Psychologist "Marc Coutanche" จาก University of Pittsburgh อธิบายให้เข้าใจกันง่ายขึ้นว่า "สมองส่วน Language regions ทำหน้าที่ประมวลผลทั้งจากเสียงพูด ข้อความ และความหมายของแต่ละประโยค ซึ่งเมื่อเราอ่านข้อความบนสไลด์พร้อมกับฟังคำพูดของคน Present สมองส่วนนั้นก็จะ Overload จนไม่สามารถประมวลผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ถ้าเป็นการใช้งานสมองคนละส่วน เช่น ขับรถไป ฟังเพลงไป แบบนี้ไม่มีปัญหา"

ลองย้อนไปดูการ Present ที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการเปิดตัวสินค้าของ Apple, การพูดของ Elon Musk หรือทุก TED Talks ที่เราชอบฟัง ไม่มี Presentation ไหนเต็มไปด้วยตัวหนังสือหรือ Bullet เรียงเป็นแถว เราจึงสามารถจดจ่อกับคำพูดและการนำเสนอได้อย่างเต็มที่นั่นเอง

สุดท้ายเรามีคำแนะนำเพื่อการ Present งานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดมาแนะนำ ทิ้ง PowerPoint แบบเก่า ๆ ที่เต็มไปด้วยข้อความไว้ในอดีตได้เลย

1. ถ้าเป็นการประชุมเพื่อแชร์ไอเดียหรือตัดสินใจ ให้เตรียม Briefing Documents สรุป Background ให้กระชับ สิ่งที่ต้องตัดสินใจในการประชุมครั้งนี้ เพื่อทุกคนจะได้มีโฟกัสกับเนื้อหาและผลลัพธ์เดียวกัน

2. ถ้าเป็นการสอนหรือเทรนนิ่ง ให้เตรียมกระดาษและปากกาเพื่อเขียนจดโน้ตสำคัญ ๆ เอาไว้ จะทำให้สมองจดจำได้ดีกว่า เพราะใช้สมองประมวลผลคนละส่วนกัน หลีกเลี่ยงการจดบันทึกด้วย Computer หรือ Smartphone เพราะจะทำให้เสียสมาธิได้ง่าย

3. ถ้าเป็นการ Present ที่ต้องการอารมณ์ร่วม ใช้การพูดเป็นพระเอก ใช้ Presentation เป็นส่วนเติมเต็มสิ่งที่พูด โชว์รูปที่ช่วยขยายความรู้สึกหรือความหมาย ไม่ควรใส่ตัวหนังสือล้น ๆ หรือ Bullet เยอะ ๆ เพราะคนจะเสียสมาธิในการอ่าน จนลืมฟังสิ่งที่คุณพูด

ที่มา : unlockmen.com